Заметка

Комбо-вомбо для самоорганизации

Всегда грустила по поводу собственной неорганизованности: есть же эти волшебные, невероятные люди, которые все делают вовремя, ничего не забывают, у которых все разложено по полочкам. И вот одним из самых невероятных открытый в последнее время для меня стало то… что мой градус организованности если не выше среднего по больнице, то уж точно не ниже.  В честь этого открытия я и решила поделиться тем, как строю свою работу. И какие сервисы и приложения помогают мне сначала строить планы, а потом их выполнять.

Иллюстрация к заметке про организованность

Список рабочих задач – в Trello

Этот онлайн сервис я полюбила, когда работала в Printio. И, честно говоря, мне он кажется даже более эффективным инструментом для самоорганизации, чем для командной работы.

Здесь рабочий процесс простроен по принципу «досок», на которые крепятся «карточки» с задачками. В каждой можно подробно расписать ТЗ, прикрепить дополнительные файлы, поставить чек-листы. Можно даже срок выполнения назначить, но я этой функцией не пользуюсь, не нужно и неудобно. Ибо задачи имеют свойство переносится, дополнятся, отменяться — если вовремя не переставлять тайминг, все горит алым огнем «просрочено», вместо пользы получается одно бестолковое давление на психику.

Что мне нравится, так это возможность задачки перетаскивать. Я в каждом проекте делаю левым столбцом доску «done», и с огромным удовольствием перемещаю в него каждую сделанную штуку.

Примеры использования

Каждую задачу, которую мне ставят в «Ашманов и партнеры», я записываю на доску соответствующего проекта. На скриншоте видно две «доски»: выполнено (куда уползает все, что нужно сделать) и то, что мне нужно сделать по Академии интернет-маркетинга. Доска Optimization пуста, потому что конференция уже состоялась, а свои планы по eTarget-2016 я вам не покажу :)

скрин трелло (АиП)

Если задача не очень срочная, то я сразу добавляю в карточку ТЗ, чтобы когда я за нее примусь, быстро вспомнить, о чем идет речь и не рыться в рабочей почте. Это очень помогает во время пиков нагрузки. Вот так, например, я сразу вставляла требования к пресс-релизам и рассылкам, когда безостановочно писала тексты для партнеров за неделю до конференции Optimization:

скрин трелло (АиП) карточка задачи

Кроме того, я использую Trello для хранения файлов, над которыми работаю с разных устройств. Мне удобнее зайти в Trello и скачать актуальную версию, которую нужно редактировать, чем синхронизировать три тысячи файлов. Когда я работаю над большим ТЗ с несколькими авторами, я для каждого делаю свою доску и храню в карточках все присланные им, и обработанные мною файлы. У корректора, кстати, тоже своя доска, я на нее сначала кидаю, что уже готово к вычитке, а потом полученные финальные версии.

скрин трелло (GH)

Заметки и идеи – в Evernote

Сейчас вы поймёте, что я фанатка списков. Да, в Evernote они тоже есть, и я активно их использую. Правда, с другими целями: здесь я записываю все то, что перегружает голову и вызывает трудность. Это мелкие домашние дела и обещания, которые легко сделать, но еще проще забыть. Поэтому я просто записываю все эти мелкие задачки одной кучкой и оставляю своему мозгу только одну задачу – помнить о сделанной заметке. Это намного проще.

Вообще, Evernote – этой мой рабочий инструмент на мобильном. Вот этот пост я прямо в нем и начала писать, пока ехала в метро.

пост про организованность (эвернот)

 

Я набираю тексты на мобильном при помощи свайп клавиатуры, получается быстро и почти без опечаток. Конечно, за ноутбуком работать проще, здесь я пишу только «житейские» заметки, на которые вечно не хватает времени и запала в другое время. А потом, когда появляется возможность, вытаскиваю, дорабатываю и публикую.

Из приятного функционала Evernote хочу отметить историю с блокнотами и тегами: структурируются разрозненные заметки довольно просто, если не использовать программку «для всего». У меня тут рецепты (довольно древние, но актуальные), коды домофонов друзей, адреса, списки покупок. В общем, штука удобная и не бесполезная.

рецепты (эвернот)

Например, когда я чувствую, что дел накопилось больше, чем я могу запомнить, я их выписываю в чек-лист, а потом в течение дня хожу и с удовольствием ставлю галочки напротив пунктов. Такие заметки хранятся в блокноте «домашние дела», время от времени я в него захожу и проверяю, не осталось ли невыполненных вещей.

домашние дела (эвернот)

Все, что еще актуально, становится новым списком, а старые заметки спокойно стираются. Это не ежедневная практика, а скорее периодическая. Вот, перед Новым годом активно пользовалась, когда всем покупала подарки и доделывала дела :)

Маленький странный лайфхак напоследок

Когда мне надо что-то быстро перекинуть с одного устройства на другое… я посылаю сама себе сообщение Вконтакте. Так очень удобно перекидываться с мобильником, например, подобным образом я отправляла себе скриншоты на компьютер и, наоборот, фотографии с компьютера для публикации в Instagram. А еще я иногда я пересылаю себе же важные сообщения от других людей, чтобы не искать их потом в переписке.

переписка с собой (вконтакте)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *